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Desk na Prática: Como Funciona o Fluxo de Aprovação | Desk Manager
Já se perguntou como funciona o fluxo de aprovação em um software como o Desk Manager? Quais são os passos e procedimentos envolvidos?
Nesse vídeo, nosso Chief Sales Officer, Rafael Teixeira, aborda como funciona esse processo dentro da nossa solução e como a sua empresa pode se beneficiar com ele.
Índice:
00:00 - Início
02:56 - Ativando o workflow de aprovação
05:02 - Configurar aprovador/configurar reprovação
06:26 - Abertura de chamado aprovado
09:53 - Reprovando um chamado
11:03 - Aprovação Sequencial
14:07 - Aprovação Paralela
15:48 - Aprovação por campo extra
19:10 - Aprovação solicitada
20:19 - Conclusão
A Desk Manager é uma empresa brasileira que oferece um software de ITSM e CSC em escala global. Com mais de dez anos de atuação no mercado, a companhia oferece uma plataforma que proporciona a seus clientes a gestão completa de seus chamadas e atividades operacionais, utilizados para organizar e automatizar processos de atendimento prestados entre departamentos ou clientes externos. A ferramenta possui uma suíte com 12 aplicativos com centenas de funcionalidades dentro de um único sistema, que garantem o suporte de chamados, além de uma gestão completa da estrutura organizacional dos clientes. Atualmente, a empresa possui mais de 500 clientes ativos que atuam em várias frentes de negócios, presentes no Brasil e América Latina.
Com o propósito de transformar a cultura de atendimento no Brasil por meio de soluções integradas e multicanais, a Desk Manager foi acelerada pela Endeavor e construiu um dos maiores cases de inovação com a Eurofarma. Atende ainda diversas outras grandes marcas, entre elas Porsche, Cobasi, Komatsu, Unisys e Dia Supermercados.
Acesse o link e faça uma demonstração do software que está mudando a gestão de atendimento de grandes empresas: https://bit.ly/3oUkGKo
Nosso site: https://bit.ly/3jN61Nu
Nosso blog: https://bit.ly/360p55V
#DeskManager
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O Poder do Workflow de Aprovações: Como Configurar e UtilizarSumárioIntroduçãoPor que Utilizar um Fluxo de Aprovações?Tipos de Processos para Utilizar o WorkflowConfiguração de Aprovação por CatálogoAprovação Manual vs Aprovação AutomáticaAprovação SequencialAprovação ParalelaAprovação HierárquicaConfiguração de Aprovação por Centro de CustoExemplos Práticos de ConfiguraçãoSimulações de Workflow de AprovaçõesAprovação com Campo ExtraAprovação pelo OperadorFAQIntroduçãoO Workflow de aprovações é uma ferramenta poderosa para empresas que lidam com diversos tipos de solicitações e demandas. Através desse recurso, é possível configurar fluxos de aprovação que ajudam a garantir a segurança, documentação e conformidade dos processos internos.Com o Workflow de aprovações, é possível definir quem são os responsáveis por autorizar determinadas ações, como pedidos de acesso, compras, despesas, contratações, entre outros. Essa abordagem ajuda a garantir que as operações sejam validadas por pessoas autorizadas, trazendo mais transparência e segurança para a empresa.Neste artigo, vamos explorar como configurar e utilizar o Workflow de aprovações, mostrando diferentes cenários de aplicação e as opções de configuração disponíveis. Acompanhe para entender como essa ferramenta pode otimizar a gestão de processos e garantir uma maior eficiência nas operações do dia a dia.Por que Utilizar um Fluxo de Aprovações?A utilização de um fluxo de aprovações é crucial para empresas que precisam garantir a segurança e conformidade dos processos internos. Ao configurar um fluxo de aprovação, é possível definir quem são os responsáveis por autorizar determinadas ações, como pedidos de acesso, compras, despesas, contratações, entre outros.Esse processo ajuda a garantir que as operações sejam validadas por pessoas autorizadas, trazendo mais transparência e segurança para a empresa. Além disso, o fluxo de aprovações permite uma maior documentação e registro das aprovações, facilitando a auditoria e o controle interno.Com diferentes opções de configuração, como aprovação sequencial, paralela, baseada em hierarquia ou por campo extra, o fluxo de aprovações se adapta às necessidades e estrutura de cada empresa. Essa ferramenta otimiza a gestão de processos, garantindo uma maior eficiência nas operações do dia a dia.Tipos de Processos para Utilizar o WorkflowExistem diversos tipos de processos nos quais você pode utilizar o Workflow de aprovações para otimizar a gestão e garantir a conformidade dos processos internos. Por exemplo, em áreas como tecnologia, RH, compras, despesas, contratações, entre outros, é fundamental ter um fluxo de aprovações bem estruturado.Você pode configurar o Workflow de aprovações de várias maneiras, como aprovação sequencial, paralela, baseada em hierarquia ou por campo extra. Cada uma dessas opções se adapta às necessidades e estrutura da sua empresa, permitindo que você defina quem são os responsáveis por autorizar determinadas ações e garantindo a transparência e segurança dos processos.Além disso, o Workflow de aprovações facilita a documentação e registro das aprovações, o que é essencial para auditorias e controles internos. Com essa ferramenta, você pode ter um fluxo claro e eficiente para as operações do dia a dia, garantindo que todas as ações sejam validadas por pessoas autorizadas e documentadas de forma organizada.Configuração de Aprovação por CatálogoA configuração de aprovação por catálogo é uma ferramenta poderosa que permite definir quem são os responsáveis por autorizar determinadas ações, como pedidos de acesso, compras, despesas, entre outros, automaticamente quando um chamado é aberto. Essa abordagem garante uma sequência de aprovação ou aprovação simultânea, dependendo da configuração escolhida.Com a aprovação por catálogo, é possível definir aprovações sequenciais, paralelas, baseadas em hierarquia ou por campo extra, de acordo com as necessidades da empresa. Além disso, é possível configurar aprovações por diferentes opções de catálogo, como aprovação por gerente, administrador ou por opções de campos extras.Essa ferramenta oferece flexibilidade para designar aprovadores com base em categorias específicas, permitindo uma melhor documentação, registro e rastreabilidade das aprovações. Dessa forma, é possível garantir a conformidade dos processos internos e facilitar auditorias e controles internos.Aprovação Manual vs Aprovação AutomáticaA aprovação manual e a aprovação automática são duas formas distintas de gerenciar o fluxo de aprovações em uma empresa. A aprovação manual exige a intervenção direta de um aprovador designado, que recebe uma solicitação de aprovação e toma uma decisão sobre a operação em questão. Isso pode ser feito através do portal do solicitante ou por e-mail, permitindo uma avaliação personalizada e detalhada de cada solicitação.Por outro lado, a aprovação automática segue regras predefinidas e é processada automaticamente pelo sistema, sem a necessidade de intervenção humana. Esse tipo de aprovação é baseado em critérios configurados previamente, como hierarquia, categorias específicas, campos extras ou opções de catálogo. Isso garante uma aprovação rápida e consistente, seguindo as políticas da empresa de forma automatizada.A escolha entre aprovação manual e aprovação automática depende das necessidades e estrutura interna de cada empresa. Enquanto a aprovação manual oferece flexibilidade e personalização, a aprovação automática traz eficiência e agilidade aos processos de aprovação. Ambas as abordagens têm suas vantagens e podem ser utilizadas de acordo com a natureza e complexidade das operações a serem aprovadas.Aprovação SequencialA aprovação sequencial é uma forma de garantir que as solicitações sejam validadas em uma determinada ordem, seguindo um fluxo predefinido de aprovação. Nesse cenário, é possível disparar a aprovação para um aprovador designado e, após sua autorização, encaminhar para o próximo aprovador na sequência.Isso proporciona uma abordagem estruturada e organizada para a validação de operações, garantindo que todas as etapas de aprovação sejam cumpridas corretamente. Com a aprovação sequencial, cada aprovador pode revisar a solicitação de forma individual, o que permite uma análise mais detalhada e personalizada de cada demanda.Além disso, a aprovação sequencial oferece transparência e controle sobre o processo de aprovação, facilitando a rastreabilidade das decisões tomadas. Essa abordagem é especialmente útil em cenários onde é necessário garantir uma validação cuidadosa e ordenada das solicitações.Ao configurar a aprovação sequencial, é possível definir o número mínimo de aprovações necessárias para que a solicitação seja autorizada, garantindo que todas as etapas sejam concluídas conforme o planejado. Essa funcionalidade contribui para uma gestão eficaz e organizada das operações do dia a dia.Aprovação ParalelaA aprovação paralela é uma forma eficiente de gerenciar o fluxo de aprovações, permitindo que as solicitações sejam validadas por múltiplos aprovadores simultaneamente. Nesse cenário, é possível enviar a solicitação de aprovação para diferentes aprovadores ao mesmo tempo, agilizando o processo e reduzindo o tempo de espera para a validação.Com a aprovação paralela, você pode definir o número mínimo de aprovações necessárias para autorizar a solicitação, garantindo que as operações sejam validadas por um determinado número de pessoas. Além disso, essa abordagem oferece flexibilidade, pois permite que cada aprovador avalie a solicitação de forma independente e tome uma decisão individual.Ao configurar a aprovação paralela, você pode escolher entre enviar a solicitação para dois ou mais aprovadores simultaneamente, definir o número mínimo de aprovações necessárias e garantir que a operação seja autorizada somente após atingir o número estipulado de aprovações. Essa funcionalidade agiliza o processo de aprovação, promovendo uma gestão eficiente das operações do dia a dia.Aprovação HierárquicaA aprovação hierárquica é uma forma eficiente de gerenciar o fluxo de aprovações, garantindo que as solicitações sejam validadas por pessoas com autoridade dentro da empresa. Nesse cenário, é possível configurar regras com base na hierarquia organizacional, permitindo que a aprovação siga a cadeia de comando estabelecida.Essa abordagem oferece transparência e controle sobre o processo de aprovação, garantindo que as decisões sejam tomadas por pessoas autorizadas em cada nível da organização. Com a aprovação hierárquica, é possível definir quem são os responsáveis por autorizar determinadas ações em conformidade com a estrutura da empresa, facilitando a gestão e o controle das operações do dia a dia.Ao configurar a aprovação hierárquica, cada nível de autorização pode ser atribuído a aprovadores específicos, garantindo que as solicitações sejam validadas por indivíduos com a devida autoridade. Essa abordagem é essencial para garantir a conformidade dos processos internos e facilitar a auditoria e o controle interno, proporcionando uma gestão eficaz e transparente das operações.Configuração de Aprovação por Centro de CustoA configuração de aprovação por centro de custo é uma ferramenta poderosa que permite definir quem são os responsáveis por autorizar determinadas ações automaticamente com base no centro de custo atribuído. Essa abordagem garante uma sequência de aprovação ou aprovação simultânea, dependendo da configuração escolhida.Com a aprovação por centro de custo, é possível designar aprovadores com base em categorias específicas, permitindo uma melhor documentação, registro e rastreabilidade das aprovações. Dessa forma, é possível garantir a conformidade dos processos internos e facilitar auditorias e controles internos de forma organizada e transparente.Essa ferramenta oferece flexibilidade para atribuir aprovadores com base nos centros de custo específicos, garantindo que as solicitações sejam validadas por indivíduos autorizados de acordo com a estrutura da empresa. A configuração de aprovação por centro de custo otimiza a gestão de processos, assegurando uma maior eficiência nas operações do dia a dia.Exemplos Práticos de ConfiguraçãoA configuração do Workflow de aprovações oferece diversas opções para definir quem são os responsáveis por autorizar determinadas ações, como pedidos de acesso, compras, despesas, entre outros. Uma forma de configurar é por meio da aprovação por catálogo, onde é possível estabelecer aprovações sequenciais, paralelas, hierárquicas ou com base em campos extras.Por exemplo, ao configurar a aprovação por catálogo, é possível designar aprovadores específicos para diferentes categorias, permitindo uma melhor documentação, registro e rastreabilidade das aprovações. Com essa abordagem, é garantida a conformidade dos processos internos, facilitando auditorias e controles internos de forma organizada e transparente.Além disso, a aprovação manual e a aprovação automática são maneiras distintas de gerenciar o fluxo de aprovações. Enquanto a aprovação manual oferece flexibilidade e personalização, a aprovação automática segue regras predefinidas e é processada automaticamente pelo sistema, garantindo uma aprovação rápida e consistente de acordo com as políticas da empresa.A escolha entre aprovação manual e automática depende das necessidades e estrutura interna de cada empresa. Ambas as abordagens têm suas vantagens e podem ser utilizadas de acordo com a natureza e complexidade das operações a serem aprovadas, contribuindo para uma gestão eficaz e organizada do dia a dia.Simulações de Workflow de AprovaçõesA simulação de Workflow de Aprovações é uma ferramenta essencial para garantir a conformidade e eficiência dos processos internos em uma empresa. Através de cenários práticos, é possível entender como configurar e utilizar diferentes tipos de aprovações para otimizar a gestão e garantir que as operações sejam validadas corretamente.Por meio de exemplos práticos, como a aprovação sequencial, paralela, hierárquica e com base em campos extras, é possível visualizar como as aprovações são disparadas, como os aprovadores interagem e como o fluxo de aprovação é seguido até a autorização final. Essas simulações demonstram como cada tipo de aprovação pode ser aplicado em diferentes cenários e processos internos.Além disso, as simulações mostram como a documentação e registro das aprovações são essenciais para auditorias e controles internos, garantindo a transparência e segurança das operações. Através do Workflow de Aprovações, é possível ter um fluxo claro e organizado para validar ações importantes, trazendo eficiência e conformidade para a gestão do dia a dia.Aprovação com Campo ExtraA aprovação com campo extra é uma ferramenta poderosa que permite configurar fluxos de aprovação com base em opções selecionadas em um campo específico do chamado. Essa abordagem oferece flexibilidade para designar aprovadores diferentes dependendo da escolha feita pelo solicitante, permitindo uma personalização e documentação detalhada das aprovações.Com a aprovação por campo extra, você pode configurar regras distintas de aprovação com base em categorias específicas escolhidas no chamado. Por exemplo, ao selecionar uma opção de campo específica, como pasta de rede, você pode designar aprovadores diferentes, como o comercial ou o Rafael, para garantir que as operações sejam validadas por pessoas autorizadas de acordo com a escolha feita.Essa funcionalidade é útil para garantir a conformidade dos processos internos, facilitar auditorias e controles, e documentar de forma organizada as aprovações realizadas em cada chamado. Com a aprovação por campo extra, você pode otimizar a gestão de processos e garantir uma maior eficiência nas operações do dia a dia.Aprovação pelo OperadorA aprovação pelo operador é uma forma eficiente de garantir a autorização necessária para determinadas demandas durante um atendimento. Quando um operador precisa de aprovação para prosseguir com uma solicitação, ele pode solicitar a aprovação de um aprovador designado, que receberá uma notificação para autorizar ou reprovar a demanda.Essa abordagem permite que o operador tenha controle sobre as solicitações que precisam de validação adicional, garantindo que apenas aprovadas sejam continuadas. Além disso, a aprovação pelo operador ajuda a manter um registro claro de quem autorizou cada demanda, facilitando a auditoria e o controle interno das operações.Ao solicitar a aprovação pelo operador, o analista pode garantir que as ações estão em conformidade com as políticas internas da empresa e que todas as autorizações são registradas de forma organizada e transparente. Essa funcionalidade é útil para garantir a segurança e conformidade dos processos internos, proporcionando uma gestão eficaz das operações do dia a dia.FAQPor que devo usar um fluxo de aprovações?O uso de um fluxo de aprovações é essencial para garantir a segurança e conformidade dos processos internos. Ao configurar um fluxo de aprovação, é possível definir quem são os responsáveis por autorizar determinadas ações, trazendo mais transparência e segurança para a empresa. Além disso, o fluxo de aprovações permite uma maior documentação e registro das aprovações, facilitando a auditoria e o controle interno.Quais são os tipos de processos adequados para utilizar o Workflow de aprovações?O Workflow de aprovações é indicado para diversos tipos de processos, como tecnologia, RH, compras, despesas, contratações, entre outros. Configurando o Workflow de aprovações de acordo com as necessidades da empresa, é possível garantir a validação correta das operações, a transparência e a segurança dos processos internos.Qual a diferença entre aprovação manual e aprovação automática?A aprovação manual requer intervenção direta de um aprovador designado, que toma uma decisão sobre a operação em questão. Já a aprovação automática segue regras predefinidas e é processada automaticamente pelo sistema, garantindo uma aprovação rápida e consistente de acordo com as políticas da empresa.
Solicite uma demonstração: https://bit.ly/3oUkGKo
Nosso site: https://bit.ly/3jN61Nu
Nosso blog: https://bit.ly/360p55V
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14-06-2023
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